Une directrice financière quitte Paris pour Singapour un dimanche soir. À l’atterrissage, un contrat fournisseur attend sa signature et la banque lui demande qui cosignera les virements du lundi. En France, toutes les personnes qui pourraient l’aider dorment. L’entreprise avait fait comme si elle était toujours au bout du couloir.
C’est ce présupposé, bien plus que les vols, qui complique la plupart des déplacements professionnels.
Qui signe en votre absence ?
« Sophie me remplace pendant mon absence » ne constitue pas une délégation. Une vraie délégation précise qui peut valider quoi, jusqu’à quel montant et entre quelles dates, et elle est transmise par écrit à ceux qui devront l’appliquer. Si votre adjoint ne figure pas déjà parmi les signataires des comptes bancaires concernés, aucun courriel interne ne débloquera les virements. Au-delà du plafond convenu, deux validateurs à Paris peuvent se révéler plus efficaces qu’un dirigeant coincé dans un taxi à Singapour.
Les contrats méritent une vérification à part avant le départ. Le droit européen, à travers le règlement eIDAS, confère à la signature électronique qualifiée le même effet juridique qu’une signature manuscrite. Une signature électronique simple n’est pas pour autant sans valeur : un juge ne peut pas l’écarter au seul motif qu’elle est électronique. Elle ne bénéficie simplement pas de cette équivalence d’office. Demandez donc au service juridique quels documents de la semaine exigent le niveau qualifié, puis faites un essai de signature sur l’ordinateur que vous emportez réellement.
Documents confidentiels à l’hôtel, en salon et aux frontières
L’ANSSI, l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information, résume ses conseils aux voyageurs en quelques règles. Utilisez le matériel sécurisé fourni par votre organisation. Équipez votre écran d’un filtre de confidentialité. Ne vous connectez pas à des réseaux ou à des équipements que vous ne maîtrisez pas. Cela vaut autant pour la borne de recharge de l’aéroport que pour le Wi-Fi de l’hôtel. Quant au filtre, c’est en avion qu’il est le plus utile, quand le dossier du conseil d’administration s’étale sous les yeux du voisin.
Le passage des frontières ajoute une autre contrainte. Les douanes américaines (U.S. Customs and Border Protection) peuvent procéder à une fouille dite basique, au cours de laquelle un agent examine le contenu d’un téléphone ou d’un ordinateur, avec ou sans soupçon. Une fouille approfondie, qui consiste à brancher un équipement pour copier ou analyser les données, exige un soupçon raisonnable ou un motif de sécurité nationale, ainsi que l’accord d’un supérieur. Certaines entreprises confient à leurs cadres un ordinateur de voyage qui ne contient que le strict nécessaire.
Se connecter sans dépendre de l’hôtel
Dans l’Union européenne et l’EEE, les règles d’itinérance « comme à la maison » s’appliquent jusqu’en 2032. Avec un forfait européen éligible, vous utilisez votre enveloppe nationale dans les autres pays de l’UE et de l’EEE sans surcoût, dans la limite de la politique d’utilisation raisonnable de votre opérateur. En dehors de cette zone, l’itinérance sur un forfait professionnel peut vite coûter cher, et le Wi-Fi de l’hôtel reste un réseau partagé que votre DSI préférerait vous voir éviter.
Une eSIM de voyage permet de régler à la fois la question du coût et celle de la fiabilité. Holafly en présente les bases dans son guide eSIM c’est quoi. La SIM est intégrée au téléphone et le forfait se télécharge, ce qui permet de l’installer chez soi puis de l’activer une fois arrivé. Il faut un téléphone compatible eSIM et non verrouillé par un opérateur, et sur un appareil professionnel, la DSI devra parfois donner son feu vert. Encore faut-il savoir ce qu’elle ne fait pas. Elle offre une solution de rechange au Wi-Fi de l’hôtel, mais ne remplace ni le VPN de l’entreprise ni les autres mesures de sécurité.
Sept heures d’avance sur ceux qui ont besoin de vous
Singapour a six heures d’avance sur Paris pendant l’été européen, sept en hiver. Une heure commune suffit généralement : de 9 h à 10 h à Paris, on est en plein après-midi à Singapour. Pendant le voyage, réglez le fuseau horaire de votre agenda sur Singapour et gardez Paris affiché comme second fuseau. Les heures de travail se règlent à part. Modifiez-les pour la semaine si vous voulez que les outils de planification cessent de vous proposer des créneaux à 2 heures du matin, puis rétablissez-les à votre retour.
Reste le courriel de minuit. Programmez son envoi pour 9 heures, heure de Lyon. L’article L2242-17 du Code du travail impose aux employeurs d’encadrer le droit à la déconnexion de leurs salariés, par accord ou, à défaut, par une charte. Un courriel tardif n’est pas en soi une faute, mais des messages nocturnes à répétition peuvent contrevenir aux règles que l’entreprise s’est fixées.
Ce qu’il faut télécharger avant d’embarquer
Certaines compagnies proposent un Wi-Fi correct à bord, d’autres non : synchronisez donc les fichiers de la semaine et vos courriels récents pour y accéder hors ligne. Pensez ensuite à l’authentification. Si votre entreprise utilise une application qui génère des codes à six chiffres, vous n’avez pas besoin de réseau. Si elle repose sur des notifications push ou des SMS, c’est une autre affaire, et mieux vaut le découvrir avant de partir. Des codes de secours imprimés vous dépanneront en cas de perte du téléphone, tout comme une liste papier des numéros de votre adjoint, de la banque et du support informatique.
Ce que le décalage horaire fait à une négociation
Après treize heures de vol, la concentration baisse, et la patience aussi lorsqu’une négociation s’éternise. Si vous avez votre mot à dire sur le programme, consacrez le premier après-midi à la visite du site du fournisseur et gardez la discussion sur les prix pour le lendemain matin.
Un protocole de travail en déplacement réellement applicable
Tenez-le sur une page. Qui peut valider quoi, et jusqu’à quel montant. Comment une urgence vous parvient (un appel, pas la quarantième réponse d’une chaîne de courriels). Quels appareils et quelles connexions sont autorisés à l’étranger. À quels moments vous serez joignable. Puis, à votre retour, examinez trois points : les décisions restées en attente, les échéances dépassées et les messages envoyés par vos collègues en dehors de leurs horaires. Si l’une de ces listes s’est allongée, ce n’est pas le voyage qu’il faut remettre en cause, mais le protocole, à revoir avant le prochain départ.
