En France, les entreprises assujetties à la TVA seront obligées d’émettre et de recevoir des factures dématérialisées pour les opérations B2B à partir du 1er septembre 2026. Cette transition vise à baisser la charge administrative de ces sociétés tout en renforçant la lutte contre les fraudes liées à la taxe sur la valeur ajoutée. Pour se conformer à cette nouvelle règlementation, elles doivent utiliser une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) homologuée par les autorités compétentes. Comment assurer la conformité légale et fiscale dans la cadre de la facturation électronique ? On vous explique tout !
Choisissez une PDP certifiée pour une conformité optimale
Une PDP est une plateforme officiellement reconnue par l’administration des impôts et des finances publiques en France. Ses missions concernent la numérisation, la sécurisation, la transmission et l’archivage des factures électroniques B2B dans le strict respect des normes et des règlementations nationales spécialisées. Avant son inscription sur le registre officiel de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP), chaque solution passe par un long et rigoureux processus de validation qui tient compte des exigences liées à la simplification et à l’intégrité des échanges numérisés. Vous pouvez consulter la liste d’immatriculation des PDP en France sur le site officiel des impôts pour trouver une plateforme de dématérialisation.
En choisissant une solution homologuée qui permet la communication fluide et efficace des données confidentielles entre les acteurs autorisés, vous optimisez la transition vers la facturation électronique. Cet outil garantit l’authenticité de l’origine, la lisibilité et la non-violabilité des informations affichées sur la facture électronique. De plus, pour optimiser vos flux financiers complexes, choisissez une PDP qui peut être facilement intégrée aux autres logiciels métiers importants comme les ERP ou les CRM. Cela vous permet d’automatiser en toute sécurité la facturation et la conservation des documents liés aux commandes, aux paiements, aux créances clients ou aux dettes fournisseurs.
Mettez en place des processus de vérification régulière des documents
Établissez des contrôles systématiques pour garantir la validité de chaque facture, afin de rester conforme aux exigences fiscales. La plupart des solutions homologuées de gestion de la comptabilité/facturation exploitent aujourd’hui la
puissance de traitement impressionnante de l’intelligence artificielle pour ce type de tâche. Grâce à un excellent entraînement sur des modèles pertinents, cette technologie est capable d’analyser un très grand nombre de documents numérisés en temps record.Elle peut ainsi identifier rapidement des omissions d’affichage de mentions obligatoires, des erreurs de calcul, de mauvais horodatages, etc. Ceci facilite les interventions de régularisation confiées au service comptable. Qu’elle soit réalisée par des modules d’IA dans un environnement informatique privé sécurisé ou par des spécialistes de la comptabilité, la vérification des documents numérisés doit avoir lieu au moins 1 fois par mois.
Assurez la traçabilité et l’archivage sécurisé des factures
Mettez en place des solutions d’archivage sécurisé pour garantir la conservation et l’intégrité des factures pendant la période règlementaire de stockage. Celle-ci est de 6 ans à partie de la date à laquelle la pièce a été établie. Les documents doivent être accessibles à tout moment durant cette période, notamment pour servir ce que de droit en cas de contrôle par l’administration fiscale. Choisissez un prestataire bien établi dans son secteur d’activité pour l’hébergement de vos données sensibles sur le cloud privé. Plusieurs solutions de sécurisation peuvent être utilisées :
- la connexion cryptée pour les transferts d’informations entre les serveurs de votre entreprise et la plateforme infonuagique (par
le chiffrement AES-256 par exemple), - les pare-feux redondants/le contrôle antivirus systématique de tous les documents,
- l’authentification multifactorielle et la gestion avancée des droits d’accès,
- le système de sauvegarde et de récupération de stockage pour les données.
Plusieurs labels ou certifications peuvent également attester de la bonne qualité du service d’archivage en ligne, à l’instar d’ISO 27001, d’HIPAA & HITECH Compliance ou encore d’AICPA SOC.
