Notes de frais du dirigeant : Les règles essentielles pour éviter les erreurs et optimiser leur gestion

Le 25 mars 2025 par La rédaction

Les dirigeants d’entreprise peuvent se faire rembourser les dépenses engagées pour les besoins de leur activité professionnelle. Cependant, ces remboursements doivent respecter un cadre strict afin d’éviter toute contestation de l’administration fiscale.

Comme tout salarié, un dirigeant doit suivre la politique interne de l’entreprise en matière de frais professionnels : établir une note de frais, fournir des justificatifs précis et s’assurer que la dépense est remboursable.

Voyons en détail les types de frais éligibles, les spécificités comptables et fiscales des notes de frais d’un dirigeant, ainsi que les bonnes pratiques pour éviter les erreurs courantes.

Les dépenses professionnelles remboursables

L’administration fiscale impose quatre critères pour qu’une dépense soit remboursable par l’entreprise :

• Justificatif obligatoire : chaque dépense doit être appuyée par une facture ou un reçu valide.
• Lien avec l’activité : la dépense doit être en rapport avec l’activité professionnelle de l’entreprise.
• Intérêt de l’entreprise : elle ne doit pas être motivée par un intérêt personnel.
• Note de frais établie : la dépense doit être clairement détaillée et enregistrée.

Les types de dépenses les plus courants incluent :

1. Les frais de repas

Tous les repas ne sont pas traités de la même manière selon le statut juridique de l’entreprise et le contexte du repas.

• Repas d’affaires : si justifiés et liés à l’activité, ils sont intégralement remboursables. La facture doit mentionner le nom des invités et être libellée au nom de l’entreprise.
• Repas personnels du dirigeant :
  • Pour une EURL à l’impôt sur le revenu, ils peuvent être déduits si la distance domicile-travail est significative.
  • Pour une société soumise à l’impôt sur les sociétés, les repas pris seul sur le lieu de travail ne sont pas remboursables.

2. Les frais de déplacement

Les frais de transport sont parmi les dépenses les plus fréquentes pour un dirigeant.

• Remboursables : billets de train ou d’avion, notes de taxi, frais de stationnement, essence et péages.
• Non remboursables : trajets domicile-travail, sauf exception (missions spécifiques).
• Utilisation d’un véhicule personnel : remboursement possible via les indemnités kilométriques URSSAF.
• Véhicule professionnel : la société prend en charge l’entretien, la location ou l’assurance du véhicule.

3. Les frais d’hébergement et de bureaux

Certains dirigeants domicilient leur entreprise chez eux. Dans ce cas, une partie du loyer et des charges (électricité, internet, téléphone…) peut être prise en charge sous conditions.

⚠ Il est conseillé de consulter un expert-comptable pour déterminer la part déductible et éviter tout redressement fiscal.

4. Les cadeaux d’affaires

Les cadeaux offerts aux clients, prospects ou partenaires sont remboursables sous conditions :

• Ils doivent être en lien avec l’activité de l’entreprise et offerts dans un cadre professionnel.
• Déductibilité fiscale limitée : la TVA est récupérable si la valeur ne dépasse pas 65 € TTC par bénéficiaire par an.

5. Les frais de formation

Tout dirigeant suivant une formation peut demander un remboursement si celle-ci est dispensée par un organisme agréé.

6. Les frais d’habillement

Seuls les équipements spécifiques (tenue de sécurité, robe d’avocat…) sont considérés comme des frais professionnels.

7. Les frais de création d’entreprise

Lors de la création d’une société, certains frais sont déductibles et remboursables :

• Honoraires d’expert-comptable,
• Frais d’immatriculation,
• Achat de fournitures et matériel informatique.

Les dépenses non déductibles

Certaines dépenses, même engagées par un dirigeant, ne sont pas remboursables :

• Dépenses personnelles,
• Impôts et taxes personnelles,
• Amendes et pénalités fiscales,
• Frais de logement à titre personnel.

Ne pas respecter ces règles peut entraîner un redressement fiscal sévère.

La gestion comptable des notes de frais

Une gestion rigoureuse des notes de frais est essentielle pour assurer la transparence financière et éviter les erreurs.

1. La note de frais doit toujours être accompagnée d’un justificatif : facture, reçu, billet de transport, etc.
2. Les dépenses doivent figurer dans le relevé mensuel comptable, un document obligatoire.
3. Enregistrement comptable :
   • Inscription dans le journal des achats,
   • Débit du compte 108 (compte de l’exploitant) ou 4551 (compte courant d’associé),
   • Débit du compte TVA si applicable,
   • Crédit du compte personnel du dirigeant pour remboursement.

💡 Astuce : De nombreux logiciels permettent d’automatiser la gestion des notes de frais et d’éviter les erreurs humaines.

Les risques d’une mauvaise gestion des notes de frais

Une gestion défaillante peut avoir des conséquences lourdes :

• Contrôle fiscal : des notes de frais mal documentées peuvent déclencher un redressement fiscal et des pénalités.
• Impact sur la crédibilité : des pratiques non conformes nuisent à la réputation de l’entreprise.
• Problèmes internes : des règles floues peuvent créer des tensions avec les salariés ou les associés.

Conclusion

La gestion des notes de frais du dirigeant nécessite rigueur et transparence. En respectant les règles fiscales et comptables, un dirigeant évite les mauvaises surprises en cas de contrôle et garantit la bonne santé financière de son entreprise.

Bonnes pratiques à retenir :

• Toujours conserver les justificatifs pour chaque dépense,
• Respecter les critères fiscaux pour éviter tout risque de redressement,
• Utiliser un logiciel de gestion pour automatiser le suivi des notes de frais.

Avec ces conseils, les dirigeants peuvent optimiser leur gestion comptable tout en se prémunissant contre les erreurs et les sanctions.