Note de frais : définition, fonctionnement et condition de remboursement

La note de frais est un document qui permet à un salarié ou un dirigeant de recenser les dépenses personnelles qu’il a avancé pour les besoins d’activité de son entreprise. Celui-ci va permettre de se faire rembourser et donc peut susciter des polémiques dans certains cas. Il serait alors judicieux de comprendre son fonctionnement et les règles qui l’entourent. Découvrez dans cet article la note de frais.

Qu’est-ce que la note de frais ?

La note de frais désigne un document dans lequel un salarié ou un responsable additionne les dépenses effectuées de sa poche pour le compte de son entreprise. Plus tard, l’entreprise en question va se servir de ce document pour :

  • faire un enregistrement comptable des charges ;
  • procéder au remboursement complet des sommes avancées.

En un mot, c’est un document qui permet à un salarié de signaler une dépense faite pour les besoins de l’activité de son employeur et ensuite, se faire rembourser par ledit employeur.

Quels types de dépense engage une note de frais ?

Il faut souligner que toute dépense effectuée par un salarié dans l’intérêt de son entreprise donne droit à l’établissement d’une note de frais et par conséquent un remboursement. Excepté, bien entendu, le cas où cette dépense effectuée soit trop excessive. Les textes sont clairs dans chacun des cas :

  • Le cas des frais de restauration

Le salarié qui se retrouve dans le besoin d’inviter des partenaires pour un dîner d’affaires se doit de fournir la facture délivrée par le restaurateur. C’est en effet cette facture qui devient le justificatif de la note de frais. Cette dernière comportera notamment le nom des convives, leur profession et la société d’où ils proviennent.

  • Le cas des frais d’hébergement

 Dans le cadre d’un voyage d’affaires, les dépenses en logement sont également mises au compte de l’entreprise du salarié. Cependant, la société du salarié devient le responsable de cette dépense seulement dans le cas où l’endroit de la mission se situe à plus de 50 km de la résidence du salarié. De plus, le trajet que ce dernier doit parcourir pour se rendre en mission doit couvrir les 1h30 en transport.

Par ailleurs, avant tout remboursement, il faudrait fournir  les pièces justificatives comme : le nombre de nuits passées en hôtel avec un détail des frais de chambre.

 Pour finir, retenez qu’il existe un nombre incalculable de dépenses qui peuvent entrer dans la note de frais. Par exemple, les frais d’abonnement (internet, téléphone, péage), les frais de déplacement, les frais d’exploitation (matériels de travail), les indemnités kilométriques, etc.

Note de frais

La note de frais : quelle réglementation ?

En général, Il n’existe pas une règlementation formelle définies par la législation pour le traitement d’une note de frais. Toutefois, la loi interdit le remboursement de la note si celle-ci ne présente pas des justificatifs et ceci, dans un délai bien précis.

En effet, les justificatifs pour la note de frais sont une charge importante à la responsabilité de l’entreprise. Cela leur permet d’établir les documents nécessaires pour être en règle au moment du contrôle. Sinon, l’entreprise est soupçonnée de fraude sur l’avantage en nature (cotisations sociales) et risque un redressement fiscal de l’Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales (URSSAF).

D’un autre côté, la réglementation en vigueur impose des délais à respecter en cas de fourniture d’un justificatif de note de frais. Ainsi, le salarié a 3 ans pour faire preuve d’un justificatif et l’employeur quant à lui dispose de 5 ans pour rembourser les frais.

Mais, dans la pratique le constat est tout autre. Selon ce qu’on observe, un mois suffit pour que le salarié soumette la note de frais et soit remboursé dans le même temps par son employeur. Si, bien entendu, ce dernier a pu vérifier ladite note.

Modalités de remboursement : frais réels ou frais forfaitaires ?

En France, la législation prévoit deux types de remboursement de la note de frais :

  • Le remboursement au réel

Dans ce cas précis, l’employeur procède au remboursement complet des frais avancés par le salarié. Ce dernier se doit de faire un bilan intégral des sommes engagées au profit de son entreprise. Aussi, l’employeur est dans l’obligation de conserver ce document pour l’enregistrer dans le journal comptable.

  • Le remboursement au forfait

Dans le cas du remboursement au forfait, l’employeur se charge de délivrer une allocation équivalente à la somme dépensée par son collaborateur. Chaque année, l’URSSAF fixe les modalités de remboursement au forfait. À noter également qu’ici, le salarié n’est pas tenu d’être en possession des justificatifs de chaque dépense effectuée. La responsabilité revient à l’employeur de noter chacune de ces dépenses, y compris les circonstances.

En conclusion, notez qu’une note de frais peut être remboursée de deux façons, un remboursement au réel et un remboursement au forfait.

Récupérer la TVA : sous quelle condition ?

Il est possible pour une entreprise de récupérer la TVA en ce qui concerne la note de frais. Néanmoins, cette action n’est possible qu’à une certaine condition. Premièrement, l’entreprise en question doit être éligible au champ d’application de la TVA.

Deuxièmement, l’entreprise doit également entrer dans la règle concernant le formalisme qui entre en vigueur pour les justificatifs de la note de frais. Autrement dit, elle doit être en mesure de fournir une annexe des originaux de la note de frais. Ensuite, elle fera établir les factures à son nom tout en s’assurant que lesdites factures sont conformes aux obligations de la déduction de la TVA.

Note de frais

Comment produire une note de frais ?

Il n’existe pas un modèle spécifique. Chaque entreprise peut choisir format qu’il lui convient. Toutefois, le document sera valable que si elle remplit les conditions suivantes :

  • présence de la date de la dépense professionnelle, le nom du salarié et son poste ;
  • le motif de la dépense et le lieu de déplacement (en cas de déplacement), le montant engagé ;
  • préciser la nature des frais (repas d’affaires, hébergement, billet de train, taxi, etc.) et indiquer également la TVA.

À retenir que, pour établir une note de frais, le salarié a besoin de toutes les preuves pouvant justifier qu’il a effectivement avancé de sa poche de l’argent pour l’intérêt de sa boite. Par ailleurs, rappelons que ce document est très facile à réaliser. Certains utilisent des logiciels comme Excel pour en produire.

Comment faire la note de frais avec Excel ?

Les entreprises ont l’habitude de mettre à la disposition des collaborateurs un format Excel du document pouvant servir d’exemple. Mais, au cas où l’entreprise n’a pas mis à disposition ce document, le salarié peut en concevoir sous forme de tableau Excel avec des éléments suivants :

  • l’identité et les coordonnées personnelles du salarié ;
  • une date ;
  • le type de dépense engagé ;
  • le montant exact HT, TVA et TTC.

Soulignons que la meilleure façon de faire lorsque vous êtes dans le besoin d’établir une note de frais est d’en télécharger directement un format Excel sur Internet.

Comment comptabiliser une note de frais ?

Il y a une marche stricte à suivre pour comptabiliser une note de frais. Pour commencer, il est question de saisir la somme de la note de frais dans le journal comptable de la société dans laquelle vous travaillez.

Ensuite, il vous faut également débiter les comptes de charges et de TVA déductible si nécessaire. Puis, finissez l’opération en créditant le compte dette du collaborateur ayant engagé les dépenses.

Par ailleurs, remarquez que ce procédé est du ressort du service comptable. Par conséquent, c’est une demande que le simple salarié peut faire à ce niveau. L’entreprise se retrouvera dans l’obligation de payer afin de ne pas faire l’objet d’un redressement fiscal ou d’une poursuite judiciaire.

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