Prise d’inventaire : comment optimiser ce processus au sein de votre entreprise ?
Bien qu’il s’agisse d’un processus essentiel au bon fonctionnement de l’entreprise, la prise d’inventaire peut sembler redondante. De nombreux gestionnaires éprouvent des difficultés à effectuer un contrôle régulier des actifs, notamment parce que cette tâche chronophage implique l’intervention de plusieurs personnes.
Si vous optez pour un inventaire permanent, la difficulté de la prise d’inventaire est décuplée, car vos équipes doivent réaliser cette tâche de manière fréquente. Qu’adviendra-t-il lorsque votre stock doublera ou triplera ?
Heureusement, les plus grands spécialistes de la gestion de stock et les génies de la technologie ont mis en place plusieurs solutions modernes et efficaces pour alléger ce processus : les logiciels d’inventaire.
Les différentes étapes de la prise d’inventaire
La planification de l’inventaire permanent
L’inventaire permanent consistant à suivre les actifs qui intègrent l’entreprise tout au long de l’année sert à créer une base de données fiable pour l’équipe de gestion. Vous devez néanmoins planifier ce processus pour le rendre efficace, précis et ordonné.
À l’instar d’un chronogramme savamment préparé, la première étape vers une gestion d’inventaire réussie consiste à définir une date de prise d’inventaire et plusieurs échéances de complétion. L’idée est de permettre aux gestionnaires de se rendre disponibles pour réaliser cette tâche.
Chaque membre de votre équipe doit avoir un rôle précis à jouer afin d’éviter les retards. Assurez-vous aussi de prévoir une formation pour les collègues qui rejoignent l’aventure afin de garantir la continuité propre à l’inventaire permanent.
La préparation de la prise d’inventaire
La prise d’inventaire (“stocktaking” en anglais) se prépare minutieusement, surtout si votre entreprise dispose d’un grand nombre d’actifs ou si vos stocks sont disséminés sur plusieurs sites. Commencez par mettre les mouvements susceptibles d’influencer les résultats du décompte. Il s’agit des réceptions, bris, consignes, retours, mises au rebut et autres aspects de la gestion des stocks.
L’étape suivante consiste à passer en revue tous les emplacements de vos actifs. Le fait de réaliser cette tâche avant la mise en œuvre de l’inventaire permanent permet d’éviter les complications relatives à la localisation des stocks.
La réalisation du stocktaking
La prise d’inventaire se réalise traditionnellement sur papier. Le gestionnaire et son équipe utilisent alors des supports physiques pour effectuer le décompte des tracteurs, des pelleteuses, du mobilier ou encore du matériel médical dans le cas d’un établissement hospitalier.
Les données collectées sont ensuite reportées sur un fichier Excel qui est transmis au responsable pour confirmation, puis le cycle recommence. Le constat général est affligeant : les entreprises perdent énormément de temps à effectuer leur inventaire en fin d’année avec cette approche. Trois principales limites expliquent cette situation :
- l’augmentation constante des actifs,
- le manque de traçabilité et les données divergentes, la perte fréquente des supports utilisés pour le décompte.
S’il est possible d’utiliser un système ERP pour réaliser l’inventaire permanent d’une TPE ou d’une PME, cette solution n’offre pas toujours une vision à 360 degrés des actifs. Elle est d’autant plus limitée si les stocks se trouvent à divers endroits.
Il existe pourtant une solution tout-en-un avec des fonctionnalités RH avancées pour gérer les actifs, la maintenance et le personnel de votre entreprise : le logiciel d’inventaire permanent.
La prise d’inventaire avec un logiciel spécialisé
Une gestion d’inventaire rapide et efficace
Le processus d’inventaire permanent devient rapide et simple à mettre en place avec des méthodes automatisées. Gagnez un temps précieux en utilisant un logiciel spécialisé comme celui de Timly et réduisez le temps d’arrêt induit par les travaux d’inventaire en fin d’année.
Le logiciel propose un inventaire avec scan de code-barres. Il suffit d’un smartphone ou d’une tablette pour accéder aux données d’un appareil et pour les actualiser en temps réel. Par ailleurs, les fonctionnalités liées à la maintenance et à la géolocalisation permettent d’anticiper les pannes de vos machines, mais surtout de savoir exactement où elles se trouvent. Les pertes de stocks sont ainsi réduites au minimum.
Réaliser l’inventaire avec un logiciel spécialisé permet aussi de centraliser les données. Il s’agit d’un réel avantage dans le cadre de l’inventaire permanent, car les informations affluent en permanence et doivent toutes être traitées.
Un système intelligent qui facilite l’inventaire annuel
L’inventaire permanent est comparable à un signal qui indique l’état de vos actifs en temps réel. Il ne constitue cependant pas une finalité. Sans une approche proactive, avoir les bonnes informations au bon moment ne vous sera d’aucune utilité. Les logiciels modernes de gestion d’inventaire vont au-delà de la simple collecte de données en facilitant la prise de décision des gestionnaires.
Le module de maintenance de Timly permet notamment de planifier l’entretien, la maintenance et le remplacement de vos actifs grâce à des notifications intelligentes. Les dossiers numériques créés pour chaque élément renseignent aussi sur les certificats et les qualifications des travailleurs et des inspecteurs qui interagissent avec vos équipements. Vous avez en outre accès à un historique complet pour réaliser un suivi plus simple.
Le logiciel Timly facilite aussi la gestion du matériel dans une entreprise grâce à un système d’attribution nominative. Le gestionnaire peut ainsi confier une meuleuse, un camion-benne ou un équipement médical sur une période bien définie et suivre l’état de cet actif directement à partir du logiciel.
Un système de gestion participatif pour l’inventaire permanent
La principale raison pour laquelle les entreprises rechignent à réaliser un inventaire permanent est liée au nombre de personnes que cette méthode mobilise. Avec un logiciel de gestion des actifs, il est possible d’impliquer tous les membres de votre entreprise sans empiéter sur le déroulement de leurs activités au sein de votre structure.
La solution de Timly permet de déléguer la gestion des sections entières de vos locaux, succursales et sites aux collaborateurs qui s’y trouvent. Un simple scan de QR code à partir d’un smartphone permet au responsable d’accéder aux données relatives à sa section et de les actualiser.
Il est également possible de faciliter l’auto-inventaire de vos employés en télétravail qui utilisent des équipements appartenant à votre structure. Ils peuvent ainsi confirmer les actifs qu’ils détiennent et indiquer leur état de fonctionnement. La fonction « aperçu du statut » incluse dans le logiciel Timly permet au gestionnaire de contrôler le nombre de collaborateurs ayant terminé leur auto-inventaire. Il peut ensuite envoyer une notification de rappel à ceux qui sont en retard dans la réalisation de cette tâche.
Le logiciel d’inventaire permanent favorise la limitation d’accès aux données centralisées sur le cloud. Vos collaborateurs voient uniquement les informations dont ils ont besoin, ce qui favorise la confidentialité des données sensibles de votre entreprise.
Conclusion : quel est l’intérêt d’un logiciel de prise d’inventaire ?
L’utilisation d’un logiciel d’inventaire permanent a déjà soulagé plusieurs chefs d’entreprises à la recherche d’une solution moderne pour moderniser leur prise d’inventaire. Une solution comme Timly s’adapte à la taille de votre entreprise, évite les achats inutiles de matériel, minimise les pertes d’équipement et optimise la maintenance du parc de machines.
Votre cerveau surchauffe à la simple évocation de l’inventaire annuel ? Optez pour un système intelligent, facile à utiliser et dont l’approche holistique favorise optimise le ROI.
