L’ère du numérique a permis d’innover dans de nombreux secteurs d’activité. L’automatisation de la comptabilité et l’une de ces techniques qui permettent d’éviter les erreurs humaines et d’optimiser les comptes d’une boîte.
Si vous souhaitez automatiser votre comptabilité, il faudra néanmoins éviter certains pièges pour avoir un service des plus qualitatifs. Voici 4 erreurs à éviter lors de l’automatisation de votre comptabilité.
Ne pas définir ses besoins en amont
De quoi avez-vous réellement besoin ? C’est la première question à laquelle il faut répondre avant même d’envisager l’automatisation. De nombreuses entreprises se ruent sur des logiciels comptables, sans prendre la peine d’évaluer leurs besoins spécifiques. Le résultat est généralement qu’elles se retrouvent avec des logiciels parfois payants qui ne répondent pas à toutes les exigences de l’entreprise.
Les logiciels de comptabilité existent sous diverses formes. Vous pourriez par exemple opter pour une automatisation partielle ou complète, ainsi que pour des options supplémentaires en fonction de ce que vous recherchez. Pour en découvrir plus, visitez Dimo Trésorerie.
De la même façon, il existe des logiciels qui sont spécialement conçus pour des experts comptables. D’autres modèles correspondent à toute personne qui a simplement quelques bases dans le domaine. Évaluer vos besoins vous permettra donc de choisir le bon modèle.
Ignorer la formation des utilisateurs
Un logiciel de comptabilité ne se manipule pas tout seul. Il ne suffit pas de le mettre sur un ordinateur, d’enregistrer des documents et d’attendre que tout le travail s’accomplisse seul. En effet, les logiciels comptables permettent principalement de réduire au maximum l’intervention humaine sans toutefois la supprimer entièrement.
Avoir une équipe d’experts dédiée à la gestion de ces logiciels comptables serait une excellente idée. D’abord, pensez à recruter des gens qui s’y connaissent en comptabilité. Ensuite, procédez à une formation pour leur enseigner l’utilisation de ces logiciels.
Pour élargir votre cercle de compétence en la matière, vous pouvez offrir cette formation aux autres membres de votre entreprise, afin qu’ils puissent exercer des tâches basiques qui ne nécessitent pas des connaissances approfondies.
Ne pas régulièrement mettre à jour le logiciel
Les logiciels de comptabilité automatisée sont conçus en tenant compte des dernières réglementations en vigueur et des capacités sécuritaires du moment. Il se peut donc qu’après quelques années, vous vous retrouviez avec un logiciel vétuste. C’est là toute l’importance des mises à jour régulières.
Malheureusement, de nombreuses entreprises négligent l’importance des mises à jour et utilisent la version d’origine d’un même logiciel pendant des années. Les mises à jour sont essentielles pour garantir la sécurité, l’efficacité et la conformité de vos comptes avec les réglementations fiscales. Le risque que vous encourez est grand, notamment en termes de problèmes de compatibilité ou de failles de sécurité.
Faire totalement confiance à la machine
La marge d’erreur d’un logiciel comptable est faible, mais elle existe. Cela signifie que vous pourriez, pour une raison ou pour une autre, avoir des dysfonctionnements qui fausseraient vos calculs. Vous devez donc analyser fréquemment les résultats générés par le système automatisé.
Nul besoin de le faire de façon trop répétitive. Un contrôle périodique de la qualité des résultats vous permettra de corriger les éventuelles anomalies et d’adapter les processus si nécessaires.
