Dans l’univers très compétitif des affaires, les ressources matérielles contribuent grandement à la fluidité des opérations de production. Ce patrimoine matériel est souvent le fruit d’un investissement significatif et mérite, de surcroît, une attention particulière. Mais la gestion de parc matériel, informatique ou automobile constitue un défi de taille pour les dirigeants, si bien qu’une prise de décision inappropriée pourrait mettre à mal l’intégrité de la marque.
Afin d’améliorer sa productivité et son efficacité, une entreprise doit adopter une stratégie de gestion adaptée à la taille de l’établissement. Et à l’ère de la technologie, il est parfois inutile d’aller chercher plus loin, car la réponse se trouve dans l’automatisation de la gestion des équipements. Un logiciel de suivi des actifs permet notamment de gérer correctement l’ensemble des biens et des activités qui en découlent.
Les lignes qui suivent seront ainsi consacrées au décryptage des enjeux et des approches à adopter pour une gestion efficace des ressources matérielles.
La gestion des ressources matérielles : un défi au quotidien
Le parc matériel d’une entreprise peut être comparé à l’arsenal d’un corps d’armée, car il permet à toute l’équipe d’atteindre les objectifs organisationnels, synonyme de victoire. Étant au cœur de l’action, les ressources matérielles sont exploitées au quotidien par chaque employé. C’est l’une des raisons pour laquelle un suivi rigoureux du mouvement des équipements est vital, en plus d’un contrôle permanent de leur état de fonctionnement.
Dans l’imaginaire collectif, une gestion efficace du parc matériel passe nécessairement par toute une hiérarchie d’organisations complexes : processus de validation interminables, contrôle millimétré du stock, tenue d’une base de données Excel, le tout, appuyé par une série d’e-mails interposés. Ces procédures longues et fastidieuses ont, certes, fait leurs preuves à un moment donné de l’histoire. Mais le revers de la médaille s’annonce sournoisement coûteux. En plus de nécessiter un investissement important en temps, la gestion manuelle des actifs génère des dépenses inutiles et parfois excessives. Ces dernières peuvent être liées à un surplus de stock, aux coûts de réparation, ou consécutives à un temps d’arrêt important.
La course à la performance laisse néanmoins peu de place aux marges d’erreurs humaines, d’où la nécessité de changer de fusil d’épaule et de passer à l’automatisation de la gestion de parc.
Comment améliorer les processus organisationnels grâce à la gestion de parc automatisé ?
Faire appel à une solution intelligente de gestion de parc
Pour contrecarrer les effets pervers d’une mauvaise gestion des ressources, il est important de se tourner vers une solution intelligente de gestion de parc, surtout au vu de la quantité importante des informations à traiter. Un logiciel de gestion de parc permet de piloter avec agilité le suivi des matériels et véhicules grâce à des commandes automatiques.
Parmi les possibilités offertes par un logiciel de gestion de parc, il y a notamment :
- L’inventaire détaillé et centralisé
Chaque élément du parc matériel est répertorié puis étiqueté à l’aide d’ un système de code barres ou de QR codes. De cette manière, le cycle de vie des équipements, matériels et véhicules bénéficient d’un meilleur suivi en temps réel.
- La localisation des actifs
Pour suivre l’emplacement ou la circulation des actifs, le logiciel de gestion de parc est doté d’un système GPS. Cette fonctionnalité est couramment utilisée dans la gestion de parc automobile, mais elle permet également de garder un œil sur les équipements confiés aux employés, tels que les matériels informatiques ou les outillages.
- Une planification de la maintenance préventive
Une gestion efficace du parc matériel implique l’anticipation des pannes et des dysfonctionnements. Afin de réduire les coûts associés aux réparations imprévues ou encore limiter les temps d’arrêt des machines, le logiciel de gestion aide à vérifier leur viabilité. Il permet ainsi aux gestionnaires des actifs de dresser un calendrier de maintenance préventive, puis de notifier les entités concernées au moment opportun.
- Un meilleur suivi des contrats et des garanties
Le logiciel de gestion de parc vous permet de réaliser un suivi rapproché des équipements soumis à des contrats de garantie ou de maintenance, et faire valoir vos droits en cas de nécessité.
Choisir un logiciel de gestion à visée holistique
Si les logiciels de gestion de parc disponibles sur le marché proposent des fonctionnalités sur mesure selon la taille et les besoins spécifiques d’une entreprise, certains outils offrent une vision à 360 degrés de tous vos actifs et évoluent avec votre structure. C’est notamment le cas du SaaS Timly, qui vous aide à prendre en main la gestion de votre entreprise de A à Z à travers un panel de fonctionnalités intuitives.
Outre la gestion de l’intégralité du parc matériel, de la prise en charge des travaux d’inventaires et de maintenance, il s’agit également d’un excellent outil RH. Le logiciel numérise les certifications et les compétences de vos collaborateurs, en plus de planifier leurs formations. Toutes les données recueillies sont ainsi stockées dans le Cloud pour une sécurité renforcée, tout en restant accessible en temps réel via un appareil connecté.
Étude de cas : la gestion du parc informatique chez Sodastream grâce à l’inventaire avec code barre et QR code
Sodastream est un pionnier dans l’industrie des installations d’eau pétillante à usage domestique. Son siège se situe en Israël, mais sa renommée a su traverser les frontières. Aujourd’hui, Sodastream dispose de plus de 22 sites de production répartis à travers le monde, et ses produits sont vendus dans plus de 46 pays.
Pour illustrer les atouts d’un logiciel de gestion de parc, nous allons nous inspirer du parcours de l’un des sites de Sodastream, celui de Francfort-sur-le-Main, en Allemagne. L’entreprise possède un large panel d’équipements répartis entre les employés travaillant dans ses locaux et ceux en télétravail. Et, bien évidemment, le contrôle de ces matériels est un impératif pour les gestionnaires. Dans un premier temps, ces derniers ont eu recours à un mode de gestion manuel via Excel. Mais très vite, ils se sont rendu compte que cette manœuvre était à la fois chronophage et sujette à des erreurs d’inattention.
La compagnie a donc fait appel à une application de gestion de parc qui intègre l’inventaire avec code barre pour gérer son parc informatique. Selon Murat Tulgar, responsable informatique chez Sodastream, l’objectif consistait à cartographier numériquement tous les appareils de l’entreprise afin de les centraliser sur une base de données fiable. Comme une évidence, ils ont opté pour un outil tout-en-un comme Timly. Bilan des opérations : réduction des coûts et du temps consacrés aux exercices d’inventaires grâce à une vue d’ensemble à 360 degrés des actifs informatiques.
Pour arriver à un tel résultat, le processus était pourtant simple : l’équipe inventorie les articles informatiques en attribuant à chacun un autocollant avec code barre. Une fois cette étape franchie, le reste se passe d’explications. Un geste de scan et toutes les informations sur un actif s’affichent à l’écran : la disponibilité, l’emplacement, l’état de fonctionnement, la mise à niveau. De plus, le logiciel s’intègre harmonieusement avec tous les supports, que ce soit un ordinateur de bureau ou un appareil mobile. Cette ergonomie permet aux employés en déplacement ou en télétravail de réaliser facilement un auto-inventaire, en plus de signaler un défaut ou un dommage.
Conclusion : pourquoi faut-il s’armer d’un logiciel comme Timly pour automatiser la gestion de parc ?
Le parc matériel représente le cœur des opérations au sein d’une entreprise. Cet organe complexe et précieux innerve les activités de chaque département grâce à la mise à disposition d’équipements fonctionnels et adaptés à chaque activité. Étant donné la nature sensible de ce processus, le recours à une gestion manuelle n’est pas une option envisageable, car le risque d’erreurs humaines est trop important. De plus, les aides informatiques traditionnelles ne suffisent plus à contenir la masse d’informations qui découle de la gestion de parc.
Seul un logiciel dédié pourrait prendre en charge l’automatisation de l’intégralité de la gestion de parc. À partir d’un tableau de bord virtuel, vous avez accès à une vue d’ensemble claire des ressources matérielles. De plus, la mise à jour des informations peut se faire à tout moment à partir de n’importe quel appareil connecté grâce à un système d’inventaire avec codes-barres. Outre la gestion de parc, l’outil permet de gérer d’autres aspects essentiels de votre entreprise : suivi des actifs physiques et virtuels, gestion RH, analyses et rapports pour l’audit.
À la clé, vous bénéficiez d’une optimisation de la productivité, d’un gain de temps et d’une réduction des coûts opérationnels.
